Закупки: ловим перспективные тендеры и держимся подальше от «токсичных»

Участие в закупках — это подходящий для многих компаний способ расширить клиентскую базу и увеличить объём реализации продукции.

Перед компанией, которая решила участвовать в тендерах, встаёт ряд вопросов:

• как правильно составить документы, например, ценовое предложение;
• какой комплект документов необходим и как успеть изготовить все документы;
• как подготовить запрос на разъяснение тендерной документации, если в ней что—либо осталось неясным, и т.д.

Не всегда компании могут разрешить эти и другие вопросы своими силами. Если в компании нет своего тендерного отдела или специалистов, то с вероятностью 99% она допустит ошибки при участии в тендере и будет исключена из состава участников закупки.

Но даже если компания грамотно подаст документы (хотя предприниматели иногда допускают досаднейшие ошибки на этом этапе, вы можете прочитать примеры таких ошибок ниже), это не значит, что потом не появятся «подводные камни», которые могут превратить участие в тендере в сплошную головную боль и убытки.

Поэтому я, как юрист, специализирующийся на оказании услуг бизнесу, вижу свою задачу не только в том, чтобы грамотно сопроводить компанию по всей тендерной процедуре (это «по умолчанию»). Моя задача ещё и в том, чтобы предостеречь владельцев бизнеса от участия в заведомо проблемных тендерах. Например, в таких, которые устраиваются «для своих». Потенциальный участник не всегда может сразу распознать «токсичный» тендер. Участие в таких тендерах — пустые надежды, трата денег и сил.

С чего начинается участие в торгах.

Итак, вы нашли подходящий вариант. Теперь необходимо подготовить предложение для организатора торгов на условиях, указанных в тендерной документации. Условия указаны в извещении. Организатор определяет «условия игры»:

• какие требуются документы;
• в какие сроки нужно их представить;
• как их представить: в электронном виде или в бумажном и т.д.

Что это за документы? Например, для строительной отрасли это документация, свидетельствующая о правоспособности компании (свидетельство о госрегистрации, устав, аттестаты соответствия, сертификаты соответствия, другие документы, подтверждающие качество товара, работы или услуги).

Далее, как правило, идёт коммерческая часть предложения, где описывается, что и по каким ценам готова предложить компания, гарантии и т.д.

Предложения рассматривает комиссия организатора торгов. Сейчас в Беларуси комиссии смотрят в основном на цену, это важнейший, если не единственный, критерий. При этом никто не задумывается о том, как потом победитель с самой низкой ценой сможет выполнить заказ, хватит ли ему на это средств и квалифицированных специалистов, не нарушит ли он технологию — это и есть недобросовестная конкуренция, и как следствие, низкое качество. Участник торгов, который предложил самую низкую цену, имеет все шансы стать победителем, если нет специфических «подводных камней», о которых мы ещё поговорим ниже.

По результатам рассмотрения комиссия выбирает и объявляет победителя. Звучит очень просто, не правда ли? На практике участие в тендерах очень непросто, иначе предприниматели не совершали бы ошибки.

Самые частые ошибки, которые влекут исключение компании из участия в тендере.

Ошибка №1: предоставить документы не в той форме, в которой требует организатор. Казалось бы, какая проблема прочитать тендерную документацию и представить конкурсное предложение в точности так, как того требует организатор? Но нет. Многие компании представляют свои предложения неверно, и организатор их не рассматривает.

Ошибка №2: неполное представление документов. Например:

• недостаточная детализация условий поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
• сертификат происхождения товара СТ-1 (он нужен только для применения преференциальной поправки, однако на практике это не так, особенно, если участник является представителем одновременно нескольких предприятий).

Но ошибки — это полбеды. Сам тендер может быть «токсичным», а распознать это может далеко не каждый бизнесмен.

«Теневые» схемы в тендерах.

Одна из самых типичных схем: проведение закупки под «своего» участника. Часто это можно видеть из самой тендерной документации, куда включены специфические пункты. Результаты и условия таких тендеров можно оспаривать в суде, но судебная практика неоднозначна.

Это лишь один из «подводных камней», которые встречаются в тендерах. Случается, что организаторы торгов не гнушаются весьма вульгарными подтасовками, когда в названии закупаемого продукта намеренно делаются опечатки, указываются неверные коды ОКРБ (ОКПД) и т.д.

Это одна из причин, почему к участию в тендерах следует привлекать юриста, специализирующегося на сопровождении закупок.

Вы можете обратиться за услугой юридического сопровождения участия в тендере.

В эту услугу входят все необходимые юридические действия, включая:

• анализ тендерной документации на предмет выявления скрытых рисков;
• подготовка всей необходимой документации вашей компании и её подача;
• взаимодействие с комиссией организатора торгов или госорганами при необходимости (например, подготовка и направление запросов на разъяснение документации, обжалование действий (бездействие) и (или) решения организатора торгов, комиссии и (или) ее членов, товарной биржи, оператора электронной торговой площадки, оператора официального сайта и т.д.).

Обобщая, можно сказать, что отсутствие юриста с опытом тендерной работы чревато негативными последствиями:

• компания допустит ошибки и не сможет принять участие в перспективном тендере;
• компания примет участие в «токсичном» тендере, что выльется в убытки.

Ошибки проще не допустить, чем исправлять впоследствии. Жду ваших уточняющих вопросов.